Apostill või legaliseerimine

Apostill või legaliseerimine – millal seda tarvis on?

Kui soovitakse omandada välisfirma nimele Eesti Vabariigis registreeritud ettevõtet või kinnisvara või soovitakse nimetatud tehinguid sõlmida välisriigis tõestatud volituse alusel, siis tekib vajadus tõendada dokumentide ehtsust.

Apostill ja legaliseerimine – mida see tähendab?

Kui ühe riigi asutuste poolt väljaantud dokumente kasutatakse teises riigis, on vaja tõendada nende ehtsust. Selleks tuleb dokument kas legaliseerida või apostilliga kinnitada. Legaliseerimine on keerulisem protseduur. Dokument esitatakse oma riigi pädevale ametiasutusele (Eesti Vabariigis Välisministeeriumile), kes kontrollib dokumendi õigsust ja edastab selle siis teise riigi pädevale ametiasutusele (välisesindusele). Legaliseerimismärked dokumendi ehtsuse kinnitamiseks tehakse mõlema riigi poolt.

Kiirendamaks dokumentide tunnustamist, sõlmiti Haagi Rahvusvahelise Eraõiguse Konverentsi kaudu 1961. aastal välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsioon (apostillikonventsioon). Selle kohaselt võeti kasutusele lihtsam protseduur – dokumendi apostilliga kinnitamine. Konventsioonis nähakse ette kindlate andmetega blankett (apostill), millega kinnitatakse dokumendi ehtsust. Konventsiooniosalised riigid määravad kindlaks asutused, kellel on dokumentide apostilliga kinnitamise õigus. Need tehakse teatavaks teistele riikidele. Kui dokument on apostilliga kinnitatud, siis tunnustatakse selle ehtsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma muude lisaformaalsusteta.

Kas dokument tuleb apostilleerida või legaliseerida?

Kas dokument tuleb apostilliga kinnitada või legaliseerida, sõltub sellest, millises välisriigis seda kasutada tahetakse. On kolm võimalust:

  • Dokument kinnitatakse apostilliga – kui kasutatakse konventsiooniosalises riigis. Vt nende loetelu
  • Dokument legaliseeritakse – kui kasutatakse riigis, mis ei ole konventsiooniosaline ja kellega Eestil ei ole sõlmitud õigusabilepingut.
  • Dokumenti ei kinnitata apostilliga ega legaliseerita – kui kasutakse riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu (Leedu, Läti, Poola, Ukraina, Venemaa).

Eesti suhtes jõustus apostillikonventsioon 30. septembril 2001. Enne seda väljaantud dokumentide puhul tuleb arvestada, et:

  • legaliseerimine käib kahe riigi asutuste kaudu. Kui välisriigis on dokumendile legaliseerimismärge tehtud enne 30. septembrit 2001, siis Eestisse esitamisel viib Välisministeerium legaliseerimise lõpule ka siis, kui dokument on välja antud konventsiooniosalises riigis. Samuti saab konventsiooniosalisse riiki anda legaliseerimiseks dokumente, millele Eestis on enne 30. septembrit 2001 legaliseerimismärge tehtud;
  • apostille tunnustatakse tagasiulatuvalt. Eesti asutusele võib esitada dokumendi, mis on välisriigis apostilliga kinnitatud enne 30. septembrit 2001, mil Eesti konventsiooniga ühines.

Loomulikult tuleb arvestada, et legaliseerimisele või apostilleerimisele kuuluvad üksnes avalikud ehk ametlikud dokumendid. Avalik ehk ametlik dokument on ametiasutuse või ametiisiku (sh notar, kohtutäitur, vandetõlk) väljaantud dokument. Kõik muud dokumendid on eradokumendid. Eradokumente ei legaliseerita ega apostilleerita. Siiski on võimalik eradokumendi ja avaliku dokumendi põimumine – kui näiteks eradokumendile teeb notar märke ärakirja või allkirja õigsuse või vandetõlk tõlke õigsuse kinnituseks. Niisuguseid kinnitusmärkeid saab apostilleerida ja legaliseerida.

Lisaks võivad riikide vahel kehtida erikokkulepped teatud tüüpi dokumentide (näiteks juhilubade) tunnustamise kohta ilma apostilli ja legaliseerimiseta

Mida apostill ei asenda?

Apostilliga tõendatakse välisriigi ametliku dokumendi ehtsust. Tuleb arvestada, et ühe riigi dokumendi teises riigis kasutamiseks võib olla ka lisatingimusi. Igas riigis kehtivad omad reeglid näiteks keelte kasutamise suhtes. Kui Eestis kinnitatakse siin väljaantud eestikeelne dokument apostilliga, siis on see küll näiteks Türgi asutustele tõenduseks dokumendi ehtsuse kohta, kuid ilmselt sellest ei piisa – vaja läheb ka dokumendi tõlget.

Mitmesuguste tähtsamate toimingute puhul võidakse tunnustada üksnes omamaiste asutuste ja ametiisikute väljaantud dokumente. Näiteks paljudes riikides tunnustatakse kinnisvaratehingute puhul üksnes oma riigi notarite ja kohtute dokumente.

Samuti tuleb arvestada, et kuigi dokumendi koopia ja tõlge on apostilliga kinnitatud, nõuavad välisriigi asutused reeglina ka originaali esitamist. Eriti kehtib see ühekordsete tõendite ja väljavõtete kohta, samuti volikirjade kohta.

Apostilliga tõendatakse välisriigi ametliku dokumendi ehtsust. Tuleb arvestada, et ühe riigi dokumendi teises riigis kasutamiseks võib olla ka lisatingimusi. Igas riigis kehtivad omad reeglid näiteks keelte kasutamise suhtes. Kui Eestis kinnitatakse siin väljaantud eestikeelne dokument apostilliga, siis on see küll näiteks Türgi asutustele tõenduseks dokumendi ehtsuse kohta, kuid ilmselt sellest ei piisa – vaja läheb ka dokumendi tõlget.

Mitmesuguste tähtsamate toimingute puhul võidakse tunnustada üksnes omamaiste asutuste ja ametiisikute väljaantud dokumente. Näiteks paljudes riikides tunnustatakse kinnisvaratehingute puhul üksnes oma riigi notarite ja kohtute dokumente.

Samuti tuleb arvestada, et kuigi dokumendi koopia ja tõlge on apostilliga kinnitatud, nõuavad välisriigi asutused reeglina ka originaali esitamist. Eriti kehtib see ühekordsete tõendite ja väljavõtete kohta, samuti volikirjade kohta.

et
© WASP Project - valmisfirma / riiulifirma / Riiulifirma loomine 2-3 tunniga / nõustamine 2018.